ขั้นตอนในการเขียนอีเมลภาษาอังกฤษ

ขั้นตอนในการเขียนอีเมลภาษาอังกฤษ

การโต้ตอบอีเมลแต่ละฉบับ สิ่งสำคัญคือต้องให้อีเมลสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ ไม่ผิดพลาดจากความหมายที่ต้องการสื่อถึงผู้รับอีเมล ในบทนี้จะเป็นการเรียนภาษาอังกฤษเรื่องขั้นตอนการเขียนอีเมล

ขั้นตอนที่ 1 วางแผนในการเขียน email

ไม่ว่าจุดประสงค์หรือวัตถุประสงค์ในการเขียนอีเมลนั้นจะเป็นอะไรก็ตาม ผู้เขียนอีเมลจะต้องวิเคราะห์สถานการณ์ก่อนว่ากำลังจะเขียนอีเมลนั้นให้ใครอ่าน มีตำแหน่งหน้าที่การงานในระดับใด และวัตถุประสงค์ในการส่งอีเมลนั้นคือเพื่ออะไร เพื่อจะได้รวบรวมข้อมูลต่างๆ ให้ตรงความต้องการของผู้อ่านอีเมล เช่น ถ้าหากคุณกำลังจะตอบคำถามของลูกค้าที่ว่า ทำไมถึงขึ้นราคาสินค้า ผู้ตอบอีเมลก็จำเป็นที่จะต้องรวบรวมเหตุผลและข้อมูลให้มากพอ และจับจุดใจความสำคัญของคำตอบที่ต้องการตอบกลับไป

ขั้นตอนที่ 2 การลงมือเขียนอีเมล

หลังจากที่คุณได้รวบรวมข้อมูลต่างๆ แล้ว รวมถึงพิจารณาแล้วว่าผู้ที่จะอ่านอีเมลนั้นคือใคร ขั้นตอนต่อไปก็คือผู้เขียนอีเมลจะต้องเลือกใช้รูปแบบการสื่อสารว่าควรใช้ภาษาระดับใด รูปแบบใด โดยเฉพาะการติดต่อสื่อสารทางธุรกิจ จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องเน้นประโยชน์หรือข้อได้เปรียบของผู้อ่านอีเมลเป็นหลัก และยังต้องใช้ภาษาที่สุภาพ ใช้ข้อความเชิงบวก ไม่ใช้คำพูดที่ทำให้อ่านแล้วรู้สึกไม่ดี ภาษาที่ใช้ต้องไม่มีอคติ ไม่ใช้ความคิดเห็นส่วนตัว และที่สำคัญคือต้องรักษาภาพลักษณ์ของบริษัทเอาไว้ด้วย เพื่อที่จะได้ไม่มีปัญหาในการติดต่อประสานงานทางธุรกิจกันในภายภาคหน้า และผู้เขียนอีเมลไม่ควรใช้ภาษาอังกฤษโดยเลือกใช้คำศัพท์ภาษาอังกฤษยากๆ เพราะอาจสร้างความลำบากให้แก่ผู้อ่านอีเมลนั้นได้ แต่ควรเขียนอีเมลภาษาอังกฤษโดยใช้คำศัพท์ภาษาอังกฤษที่มีประสิทธิภาพในการสื่อสาร ภาษาที่ใช้ไม่วกไปวนมา ไม่กำกวม ไม่เยิ่นเย้อ ตรงมุ่งเป้าไปที่ประเด็น และเนื้อความต่างๆ มีความสอดคล้องกัน เมื่ออ่านแล้วรู้สึกลื่นไหลไม่ติดขัด

ขั้นตอนที่ 3 การตรวจทานอีเมลให้เสร็จสมบูรณ์

เมื่อผู้เขียนร่าง email เสร็จเรียบร้อยแล้ว ก็ควรที่จะตรวจทานเนื้อหาต่างๆ ของอีเมลที่เขียนขึ้น โดยลองอ่านและพิจารณาดูว่าสิ่งที่เขียนนั้น ผู้อื่นสามารถเข้าใจได้โดยง่ายหรือไม่ โดยให้ลองนึกว่าตนเองคือผู้อื่นที่ไม่ได้รู้เรื่องราวนั้นมาก่อน แล้วถ้าอ่านจากตัวเนื้อหาอีเมลนั้นจะทำให้ทราบเรื่องราวต่างๆ ที่เกิดขึ้นหรือไม่ และถ้าหากตนเองเป็นผู้รับอีเมลจะรู้สึกอย่างไรเมื่อได้อ่านข้อความดังกล่าว ข้อมูลต่างๆ ในอีเมลนั้นครบถ้วนแล้วหรือยัง หากยังมีข้อขาดตกบกพร่องตรงไหนก็จัดการแก้ไขให้เรียบร้อย รวมถึงการสะกดคำศัพท์ และไวยากรณ์ภาษาอังกฤษ เครื่องหมายวรรคตอนในภาษาอังกฤษ รูปแบบการจัดเรียงและย่อหน้า ก็ควรทำให้ถูกต้องสวยงาม รวมถึงถ้าหากมีไฟล์แนบกับอีเมล (Attachment) ก็อย่าลืมแนบไฟล์เอกสารนั้นๆ ไปในอีเมลด้วย

 รวมประโยคสำเร็จรูป สำหรับเขียนอีเมลภาษาอังกฤษอย่างมืออาชีพ

วัตถุประสงค์ในการเขียนอีเมล
ก่อนทำการเขียนอีเมล์ภาษาอังกฤษ ควรตรวจสอบวัตถุประสงค์ของอีเมลนั้นๆ ว่าเป็นไปเพื่ออะไร เช่น เป็นอีเมลภาษาอังกฤษสำหรับการเสนอราคาขาย (Quotation) หรืออาจเป็นการปฏิเสธการรับเคลมประกันสินค้า (Claim warranty refusal) รวมถึงดูว่าผู้ที่เราจะส่งอีเมลภาษาอังกฤษไปหานั้นคือใคร และเมื่อเขาอ่านอีเมลฉบับนั้นจบจะรู้สึกอย่างไร วัตถุประสงค์หลักในการเขียนอีเมลนั้นมี 3 แบบหลักๆ ดังต่อไปนี้

1.1 อีเมลภาษาอังกฤษสำหรับแจ้งให้ทราบ (To inform)
เป็นอีเมลสำหรับแจ้งความเคลื่อนไหวต่างๆ

1.2 อีเมลภาษาอังกฤษสำหรับโน้มน้าวใจ (To persuade)
เป็นอีเมลสำหรับชักชวนให้กระทำบางอย่าง หรือ เข้าร่วมกิจกรรมบางอย่าง

1.3 อีเมลภาษาอังกฤษสำหรับขอความช่วยเหลือ (To collaborate)
เป็นอีเมลสำหรับขอความร่วมมือในการทำบางอย่าง